10 Aturan untuk Menyusun Syarat dan Ketentuan untuk Faktur Anda

Persyaratan dan ketentuan yang solid untuk faktur Anda sangat penting untuk bisnis kecil Anda. Jika faktur Anda rumit untuk dipahami atau membingungkan untuk dibaca, Anda mungkin melakukan beberapa kerusakan parah pada arus kas Anda. Mengapa? Terutama karena jika klien tidak dapat memahami faktur Anda, mereka tidak akan membayar. Klien Anda ingin memastikan bahwa mereka diberi harga dengan jumlah yang tepat dari barang atau layanan yang mereka minta.

1. Mulailah berpikir tentang semua potensi masalah hukum dan skenario.

Hal pertama yang harus Anda lakukan sebelum menuliskan syarat dan ketentuan Anda adalah untuk mendaftar semua kemungkinan hambatan hukum atau keadaan yang bisa terjadi.

Sebagai contoh:

  • Tindakan apa yang akan Anda ambil jika klien tidak membayar faktur?
  • Apa yang akan terjadi jika Anda terlambat karena memberikan layanan atau produk atau layanan Anda kepada pelanggan?
  • Apa yang akan Anda lakukan jika klien tidak puas dengan barang dan jasa Anda?
  • Apa yang akan terjadi jika produk atau layanan rusak saat diberikan oleh layanan pengiriman klien Anda?
  • Apakah ada insentif jika pelanggan Anda membayar sebelumnya?
  • Berapa tingkat bunga yang ingin Anda kenakan untuk pembayaran terlambat?
  • Bagaimana jika pelanggan tertarik untuk menegosiasikan kembali kontrak segera setelah kedua belah pihak menyetujui syarat dan ketentuan?
  • Bisakah pelanggan Anda meminta penggantian? Jika ya, skenario apa yang memungkinkan untuk ini?
  • Apa yang akan terjadi jika ruang lingkup pekerjaan menjadi lebih luas?
  • Jika ada misestimate pada anggaran atau kutipan, siapa yang akan membayarnya?
  • Siapa yang bertanggung jawab jika suatu produk rusak setelah dibeli?
  • Strategi apa yang akan Anda lakukan jika perjanjian atau kontrak diakhiri?

Mungkin perlu sedikit waktu untuk memikirkan dan merumuskan daftar ini, tetapi segera setelah Anda mendapatkan semua ini dituliskan Anda akan berada dalam posisi untuk menulis kondisi dan istilah di masa depan dalam sekejap dengan klien lain yang akan Anda tambahkan ke daftar klien Anda. Yang terpenting, memiliki syarat dan ketentuan yang paling tepat untuk perusahaan Anda akan memastikan bahwa Anda mendapat kompensasi dan mengurus bisnis Anda jika tindakan hukum dilakukan.

2. MENYEDIAKAN SEMUA BAGIAN CRUCIAL DARI SEBUAH REKAN.

Menampilkan elemen-elemen penting dari sebuah faktur tidak hanya mempercepat proses pembayaran, ini juga akan menjawab pertanyaan apa pun yang klien miliki berkaitan dengan barang atau jasa yang Anda berikan untuk mereka.

Saat membuat faktur, pastikan Anda menyertakan:

  • Logo Anda
  • Nomor faktur
  • Informasi Kontak Anda
  • Informasi kontak klien Anda
  • Tanggal jatuh tempo
  • Produk atau layanan yang Anda berikan dan biayanya
  • Bentuk pembayaran yang Anda terima
  • Diskon faktur pembayaran awal atau memberlakukan biaya keterlambatan

Sebelum mengirimkan faktur, pastikan bahwa semua informasi benar dan bahwa itu dikirim ke orang yang benar. Kesalahan apa pun dapat dengan mudah memperlambat proses pembayaran dan membuat Anda tampak kurang profesional.

3. JELASKAN MENJELASKAN PRODUK / LAYANAN YANG DISEDIAKAN ATAU LINGKUP ATAU PROYEK.

Ini tentunya merupakan bagian paling relevan dari syarat dan ketentuan pada faktur Anda. Mengapa? Karena itu menjelaskan apa yang terutama klien bayar untuk Anda.

Seperti misalnya, jika Anda disewa untuk membuat situs internet untuk klien dan itu lebih dari yang dibayangkan klien, memiliki deskripsi waktu dan biaya, Anda harus menyelesaikan jawaban atau keraguan pekerjaan yang berkaitan dengan jumlah akhir dari faktur.

4. SINGKATKAN SYARAT PEMBAYARAN ANDA

Ini harus {adalah jenis} jelas, tetapi ketika Anda memberi pelanggan banyak waktu untuk melakukan pembayaran, semakin lama waktu yang diperlukan untuk Anda dibayar, yang pada gilirannya mengarah ke arus kas yang lebih rendah.

Jadi, jika Anda memiliki pelanggan 45 hari untuk membayar faktur, misalnya, dan pelanggan tersebut membayar Anda beberapa minggu terlambat, itu berarti Anda telah menunggu 2 bulan untuk menerima pembayaran.

Jangka waktu pembayaran 30 hari atau bahkan kurang adalah standar ketika datang ke faktur hanya karena itu membantu dalam menjaga arus kas. Neverheless, tinjau standar faktur industri Anda dan periksa dengan klien saat siklus pembayaran mereka berjalan. Faktor-faktor ini dapat membantu Anda menetapkan persyaratan pembayaran Anda.

5. JAMINAN TINGGI DAN JAMINAN

Sudah lazim untuk bisnis apa pun yang menjual barang dan jasa terlalu sering memberikan jaminan dan jaminan. Itu membuat mereka terlihat lebih sah dan memiliki reputasi baik dan memberikan jaminan pelanggan. Jika Anda memberikan jaminan atau garansi, pastikan bahwa hal itu secara jelas diuraikan dalam syarat dan ketentuan Anda.

Jangan pernah lupa untuk membahas topik-topik seperti situasi di mana klien / pelanggan kehilangan jaminan atau garansi mereka.

6. PEMBELIAN PEMBELIAN SEKALI.

Biasanya, akan ada waktu ketika pelanggan tidak akan membayar faktur pada tanggal jatuh tempo. Daripada pasif, Anda harus gigih dengan melacak pembayaran terlambat tersebut.

Secara teratur melacak pelanggan Anda & # 39; pembayaran tanggal jatuh tempo dan menghubungi mereka melalui telepon, e-mail, atau surat jika mereka belum membayar Anda pada tanggal jatuh tempo dan mencantumkan persyaratan biaya keterlambatan pada faktur Anda, seperti membebankan bunga atas pembayaran karena – yang merupakan awan tepercaya perangkat lunak berbasis faktur akan melakukannya untuk Anda secara otomatis.

Jika Anda tidak dapat menghubungi klien yang terlambat membayar, atau mereka tidak responsif terhadap tindak lanjut, Anda mungkin harus mengirimkan surat penagihan, menyewa agen penagihan, atau membawa mereka ke pengadilan. Jadikan semua informasi ini jelas dari awal.

7. SATU UKURAN TIDAK FIT SEMUA.

Pastikan bahwa persyaratan Anda secara khusus dibuat untuk bisnis Anda. Ingat, bisnis Anda tidak memiliki persyaratan, sumber daya, dan klien serupa yang dimiliki bisnis lain. Karena ini Anda tidak dapat benar-benar hanya menyalin dan menempelkan syarat dan ketentuan dari template yang umum digunakan atau bisnis lain mengingat bahwa mereka mungkin tidak akan menjawab kebutuhan khusus Anda.

Template benar-benar bagus untuk memulai dan mengarahkan Anda ke arah yang benar, tetapi Anda harus menulis syarat dan ketentuan yang paling sesuai dengan bisnis dan klien Anda.

8. SELALU MENJADI PROFESIONAL DAN POLIT.

Bersikap sopan dapat memiliki pengaruh yang menguntungkan bagi bisnis Anda. Cukup menambahkan frasa seperti dengan senang hati membayar faktur Anda dalam waktu dua puluh satu hari "atau" terima kasih atas bisnis Anda "dapat, pada kenyataannya, meningkatkan jumlah faktur yang dibayar lebih dari 5 persen! Ini dapat menghasilkan ribuan dolar AS per tahun tepat ke akun perbankan Anda.
Selain membantu Anda mendapatkan bayaran lebih cepat, menjadi profesional dan sopan dapat dengan mudah membuat peningkatan pada citra merek Anda.

9. MEMBUAT SYARAT DAN KETENTUAN TIDAK SESUAI UNTUK MEMBACA.

Jaga bahasa dalam kondisi Anda dan istilah disederhanakan dan intuitif. Tempatkan diri Anda pada posisi klien Anda & # 39; pelanggan dan menyadari bahwa mereka tidak akrab dengan istilah industri dan bahkan istilah buku, seperti misalnya "bersih 30."

Juga, jangan bertujuan untuk menyembunyikan setiap hal pada satu halaman dengan menggunakan font kecil sehingga klien Anda tidak dapat membaca cetakan halus. Ini akan terlihat rumit untuk klien Anda dan akan merusak reputasi Anda (terlepas dari apakah tidak ada yang rumit pada faktur Anda).

10. KETIKA SAMPAI, TANYAKAN UNTUK MEMBANTU.

Ketika semua yang lain gagal untuk melakukan seperti yang diharapkan, atau Anda berakhir dalam situasi yang rumit atau khusus, jangan ragu untuk mencari bimbingan dari mentor Anda, sesama manajer bisnis, atau pengacara Anda. Ini adalah individu yang memiliki pengalaman dalam menulis syarat dan ketentuan dan lebih mengenal hukum dan peraturan, maka Anda.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *